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Text File  |  1996-01-07  |  7.8 KB  |  165 lines
  1.           CHAPTER 10     GENERATING PRINTED FORMS
  2.  
  3.  
  4. PART C:  THE LDS FAMILY GROUP RECORD
  5.  
  6.           GIM provides two LDS family group record forms.  This is one,
  7.           and the other is the LDS Preprinted Family Group Record.
  8.  
  9.           This one prints LDS family group records (FGRs) on blank paper,
  10.           and the other one prints them on the preprinted blank forms
  11.           that are available from the Family History Department of the
  12.           LDS Church, and from their branch Family History Centers.
  13.  
  14.           (So why is this one called a "LDS Family Group Record" if they
  15.           are both family group records?  Oh, it's a long story; don't
  16.           worry about it.)
  17.  
  18.           This section of this chapter will discuss how to generate a
  19.           family group record from your folder data.
  20.  
  21.      GENERATING A FAMILY GROUP RECORD:  The Basics:
  22.  
  23.           Be sure you have selected a printer and a print device from
  24.           the Printer Setup Area.  See chapter 6, "Setting Things Up"
  25.           for details.
  26.  
  27.           Enter a folder.  Navigate to the person who will be one of
  28.           the parents on the FGR that you want to create.  If you're
  29.           just interested in experimenting with the FGR's abilities,
  30.           any person will do.
  31.  
  32.           From the Folder Area, press F3 to get to the Forms Area.  You
  33.           can also navigate to the person you want after you have
  34.           entered the Forms Area.
  35.  
  36.           From the Forms Area, press F3 to generate an FGR.
  37.  
  38.           At this point if your computer is capable of displaying
  39.           graphics, you will see the image of what the form is going to
  40.           look like when printed.  If your computer does not have
  41.           graphics capability, (for a variety of long and terribly
  42.           complicated reasons) the GIM Authors have elected to represent
  43.           the text of all of the forms as a set of dashes on the screen.
  44.           What you will see will give you a general idea of what the
  45.           form will look like, and you can use the arrow keys to modify
  46.           your view of the form, but to really see it, you'll need to
  47.           send the form to the printer.  Once again if your computer can
  48.           display graphics, the preview show look normal.
  49.  
  50.           To send the FGR to the printer, make sure that your printer
  51.           is turned on, and is connected to the same print device --
  52.           usually LPT1 -- that you selected in the Setup Area.  Then
  53.           press F8.  The FGR will then appear on your printer.
  54.  
  55.      READING THE FAMILY GROUP RECORD
  56.  
  57.           The person you selected when you pressed F5 to generate the
  58.           FGR will occupy the first entry on the form, whether that
  59.           person is male or female.  (This breaks from the traditional
  60.           method of creating FGRs, where the husband is usually listed
  61.           first.)  The information listed for this person should be
  62.           self-explanatory.
  63.  
  64.           This person's spouse is listed next; again, information for
  65.           this person should be self-explanatory.
  66.  
  67.           Thereafter, similar information is printed for each of the
  68.           couple's children in turn, followed finally by lists of other
  69.           marriages, if any, and source and research notes, if they've
  70.           been specified from the Styles menu, as discussed below.
  71.  
  72.           The FGR also includes submission information and the date the
  73.           form was printed.
  74.  
  75.      GENERATING A FAMILY GROUP RECORD:  A Maintenance Checklist:
  76.  
  77.           When you start to use GIM's FGRs as serious research tools,
  78.           you'll want to make sure that the following things have been
  79.           taken care of for each of your folders.
  80.  
  81.           You should only need to take care of them once per folder,
  82.           and they'll remain taken care of from then on; but you'll
  83.           want to examine each of them at least once:
  84.  
  85.           1.  Have you entered your submission information?  See the
  86.               first section of this chapter for details.
  87.  
  88.           2.  Have you set your typesetting options -- your margins,
  89.               your vertical zoom, your number of copies, your printer
  90.               fonts, and so on?  See the first section of this chapter
  91.               for details.
  92.  
  93.           3.  Have you set your preferences for standard or enhanced
  94.               forms, and for which kinds of notes to include?  See the
  95.               rest of this section for details.
  96.  
  97.      STYLES:  Optional Configuration Settings:
  98.  
  99.           The FGR can be configured to include different stylistic
  100.           preferences.  All of these preferences can be specified by
  101.           pressing Shift-F1 from the Forms Area.  The resulting Styles
  102.           menu includes preference settings for most of the various GIM
  103.           forms.  The Family Group Record preferences are discussed
  104.           here, and the other preferences are discussed in other parts
  105.           of this chapter.
  106.  
  107. LDS       Each family group record form can be configured to include or
  108.           exclude information about LDS temple ordinances.  To exclude
  109.           this information, set the LDS/Generic setting on the Styles
  110.           menu to Generic.
  111.  
  112.           Note that setting the LDS/Generic setting to Generic turns off
  113.           LDS temple information on both the pedigree charts and the
  114.           family group record form, regardless of the other LDS-specific
  115.           settings on these forms.
  116.  
  117. GINS      The next of these preferences concerns whether you want the
  118.           standard or enhanced FGR.  The enhanced form includes all of
  119.           the information on the standard form; in addition, it also
  120.           includes each persons GIN number.
  121.  
  122.           Further additions to the enhanced form may appear in the
  123.           future; if there are any additions that you would like to
  124.           see, please contact the GIM Authors.
  125.  
  126. NOTES     The last of these preferences determines which kind(s) of
  127.           notes you would like to append to the FGR.  There are
  128.           currently three choices:
  129.  
  130.                - No notes
  131.                - Annotate source notes only
  132.                - Annotate source and research notes
  133.  
  134.           For example, if you select "Annotate source notes only", all
  135.           of the source notes for each person on the form, and for the
  136.           family, will be appended to the FGR, but research notes will
  137.           be left off the form.  Naturally, "Annotate source and
  138.           research notes" will include all notes on the form.
  139.  
  140.           (There is currently no option to include research notes only,
  141.           and there is currently no option about appending other
  142.           marriage notes; other marriage notes are appended
  143.           regardless.)
  144.  
  145.      WARNING ABOUT THE FAMILY GROUP RECORD:
  146.  
  147.           Note that the FGR makes very liberal use of your printer's
  148.           abilities -- more than any of GIM's other functions.  The FGR
  149.           makes intensive use of things like underlining, bolding,
  150.           compressed print, graphics characters, and vertical and
  151.           horizontal tabs.
  152.  
  153.           When you select your printer from the printer setup menu, it
  154.           is important to be very careful that your printer can support
  155.           all of these features, and that the control codes for these
  156.           features are specified correctly for your printer in the
  157.           GIMPRN.GIM printer resource file.
  158.  
  159.           If they are not, please let us know.  When all of these
  160.           printer functions are set up correctly, the Family Group
  161.           Record looks really incredibly amazing; if it doesn't, then
  162.           something's probably wrong with the way we implemented the
  163.           printer resource file for your printer.  Please bring this to
  164.           our attention, and we'll get it fixed right away.
  165.